DECRETO Nº 30, DE 10 DE JUNHO DE 2013
“APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº. 001/2013, VERSÃO 01, QUE DISCIPLINA A ELABORAÇÃO DAS DEMAIS NORMAS DE CONTROLE INTERNO NA PREFEITURA MUNICIPAL DE BREJETUBA-ES.”
O PREFEITO MUNICIPAL DE BREJETUBA/ES, SR. JOÃO DO
CARMO DIAS, no uso de suas
atribuições que lhe confere o art. 59, inciso IV,
da Lei Orgânica Municipal, com alterações introduzidas posteriormente;
DECRETA:
Art. 1º Fica
aprovada a Instrução Normativa SCI Nº. 001 de 10 de junho de 2013, Versão 01,
do Sistema de Controle Interno da Prefeitura Municipal de Brejetuba-ES, de
responsabilidade da Unidade Central de Controle Interno, objetivando a
implementação dos pontos de controle, estabelecendo rotinas no âmbito do Poder Executivo do Município de
Brejetuba-ES, fazendo parte integrante deste Decreto.
Art. 2º Este
Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogam-se as disposições em
contrário.
Brejetuba, 10 de junho de 2013
JOÃO DO CARMO DIAS
Prefeito Municipal
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Brejetuba.
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 001/2013
Versão: 01
Aprovação em: 05/07/2013.
Ato de aprovação: Decreto
nº 030/2013
Unidade Responsável: SCI - Sistema de Controle Interno.
A UNIDADE
CENTRAL DE CONTROLE INTERNO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE BREJETUBA-ES, no uso de
suas atribuições legais, que lhe confere o artigo 5º, da lei municipal
602/2013, sem prejuízo das atribuições estabelecidas na lei de estrutura do
município, na lei de plano de cargos e vencimentos, recomenda as unidades da
estrutura organizacional, os procedimentos constantes desta Norma de
Procedimentos na Prática de suas atividades.
I - FINALIDADE
Dispor sobre a produção de Instruções Normativas a
respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da
estrutura do Município, objetivando a implementação de procedimentos de
controle (“Norma das Normas”).
II - ABRANGÊNCIA
Abrange todas as unidades da estrutura
organizacional, das administrações Direta e Indireta, quer como executoras de
tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio
documental ou informatizado.
III – CONCEITOS
1. Instrução Normativa
Documento que estabelece os procedimentos a serem
adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de
trabalho.
2. Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de
Controle
Coletânea de Instruções Normativas.
3. Fluxograma
Demonstração gráfica das rotinas de trabalho
relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades
executoras.
4. Sistema
Conjunto de ações que, coordenadas, concorrem para
um determinado fim.
5. Sistema Administrativo
Conjunto de atividades afins, relacionadas a
funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da
organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central,
com o objetivo de atingir algum resultado.
6. Ponto de Controle
Aspectos relevantes em um sistema administrativo,
integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais,
em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver
algum procedimento de controle.
7. Procedimentos de Controle
Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com
o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de
controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades
e/ou preservar o patrimônio público.
8. Sistema de Controle Interno
Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos
diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura
organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade
responsável pela coordenação do controle interno.
IV – BASE LEGAL
A presente Instrução Normativa integra o conjunto
de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Executivo do município de
Brejetuba, no sentido da implementação do Sistema de
Controle Interno do Município, sobre o qual
dispõem os artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, 29, 70, 76 e 77 da
Constituição Estadual, 59 da Lei Complementar nº 101/2000, art. 86 da Lei
Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, Lei Orgânica Municipal art. 45, além da Lei Municipal nº 602/2013, que dispõe sobre o Sistema
de Controle Interno do Município.
V - ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
As Instruções Normativas fundamentam-se na
necessidade da padronização de procedimentos e do estabelecimento de
procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou
regulamentares, as orientações da administração e as constatações da unidade
responsável pela coordenação do controle interno no Poder Executivo, decorrentes
de suas atividades de auditoria interna.
Cabe à unidade que atua como órgão central de cada
sistema administrativo, que passa a ser identificada como “Unidade Responsável”
pela Instrução Normativa, a definição e formatação das Instruções Normativas
inerentes ao sistema.
As diversas unidades da estrutura organizacional
que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de
controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser denominadas
“Unidades Executoras”.
VI – RESPONSABILIDADES
1. Do Órgão Central do Sistema Administrativo
(Unidade Responsável pela Instrução Normativa):
Promover discussões técnicas com as unidades
executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno,
para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e
respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução Normativa a ser
elaborada;
Obter a aprovação da Instrução Normativa, após
submetê-la à apreciação da unidade de controle interno e promover sua
divulgação e implementação;
Manter atualizada, orientar as áreas executoras e
supervisionar a aplicação da Instrução Normativa.
2. Das Unidades Executoras:
ü
- atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução
Normativa na fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à
participação no processo de elaboração;
ü
- alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre
alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização,
tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e
o aumento da eficiência operacional;
ü
- manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da
unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
ü
- cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial
quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos
na geração de documentos, dados e informações.
3. Da Unidade Central de Controle Interno:
ü
- prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções
Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e
avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
ü
- através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos
procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo
alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo
a formatação de novas Instruções Normativas;
ü
- organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio
documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente
de cada Instrução Normativa.
VII – FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
O formato do presente documento serve como
modelo-padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os seguintes
campos obrigatórios:
1. Na Identificação:
Número da Instrução Normativa
A numeração deverá ser única e seqüencial para cada
sistema administrativo, com a identificação da sigla do sistema antes do número
e aposição do ano de sua expedição.
Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S...... N° ..../20XX.
Indicação da Versão
Indica o número da versão do documento, atualizado
após alterações. Considera-se nova versão somente o documento pronto, ou seja,
aquele que, após apreciado pela unidade responsável pela coordenação do
controle interno, será encaminhado à aprovação.
Aprovação
A aprovação da Instrução Normativa ou suas
alterações será sempre do Chefe do Poder Executivo Municipal, salvo delegação
expressa deste.
Formato da data: ..../..../20XX.
Ato de Aprovação
Indica o tipo e número do ato que aprovou o
documento original ou suas alterações. Sempre que a Instrução Normativa motivar
efeitos externos à administração, ou nas situações em que seja conveniente
maior divulgação, a aprovação deverá ocorrer através de Decreto.
Unidade Responsável
Informa o nome da unidade responsável pela
Instrução Normativa (Departamento, Diretoria ou denominação equivalente), que
atua como órgão central do sistema administrativo a que se referem as rotinas
de trabalho objeto do documento.
2. No Conteúdo:
Finalidade
Especificar de forma sucinta a finalidade da
Instrução Normativa, que pode ser identificada mediante uma avaliação sobre
quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração.
Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a
ser normatizada.
Exemplo: Estabelecer
procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contratos de aquisição de
materiais e contratações de obras ou serviços, desde o pedido até a publicação
do extrato do contrato.
Abrangência
Identificar o nome das unidades executoras. Quando
os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa devem ser observados,
mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta
condição deve ser explicitada.
Conceitos
Têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre
os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização.
Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos da Instrução
Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
Base legal e regulamentar
Indicar os principais instrumentos legais e
regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os
procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa.
Responsabilidades
Esta seção destina-se à especificação das
responsabilidades específicas da unidade responsável pela Instrução Normativa
(órgão central do respectivo sistema administrativo) e das unidades executoras,
inerentes à matéria objeto da normatização. Não se confundem com aquelas
especificadas no item VI deste documento.
Procedimentos
Tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos
procedimentos de controle.
Considerações finais
Esta seção é dedicada à inclusão de orientações ou
esclarecimentos adicionais, não especificadas anteriormente, tais como:
ü
medidas que poderão ser adotadas e/ou conseqüências para os casos de
inobservância ao que está estabelecido na Instrução Normativa;
ü
situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou
parcial ao que está estabelecido;
ü
unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da
aplicação da Instrução Normativa.
VIII – PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INTRUÇÕES
NORMATIVAS
Com base na análise preliminar das rotinas e
procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao assunto a ser normatizado,
deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura
organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais
as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.
Também devem ser identificados e analisados os
formulários utilizados para o registro das operações e as interfaces entre
os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).
A demonstração gráfica das atividades (rotinas de
trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo,
na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para
direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de
instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:
ü
início do processo;
ü
emissão de documentos;
ü
ponto de decisão;
ü
junção de documentos;
ü
ação executada (análise, autorização, checagem de autorização,
confrontação, baixa, registro, etc.). Além das atividades normais, inerentes ao
processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.
As diversas unidades envolvidas no processo deverão
ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a
identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas de
trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura
organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área
requisitante”.
Se uma única folha não comportar a apresentação de
todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente
numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados conectores, também
numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do
fluxograma na folha subseqüente, e vice-versa. Procedimento idêntico deverá ser
adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas
em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado e testado,
orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle
na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo.
As rotinas de trabalho e os procedimentos de
controle na Instrução Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e
organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar
dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e
destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para
a operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e
prazos.
Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários
para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado no dia-a-dia, em
especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificação não consta do
fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
ü
especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
ü
destinação das vias dos documentos;
ü
detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle
a serem executados em cada etapa do processo;
ü
relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
ü
aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
ü
os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao
processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas
aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up,
etc.).
Quando aplicáveis, os procedimentos de controle
poderão ser descritos à parte, na forma de check list, que passarão a ser parte
integrante da Instrução Normativa como anexo. Neste caso, a norma deverá
estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do
processo deverá ser adotado.
No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se
identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for
mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a
abreviatura ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos – DRH;
Tribunal de Contas do Estado – TCE.
Uma vez concluída a versão final da Instrução
Normativa ou de sua atualização, a minuta deve ser encaminhada à unidade
responsável pela coordenação do controle interno, que aferirá a observância
desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações,
quando cabíveis, e encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará
sua divulgação e implementação.
IX – CONSIDERAÇÕES FINAIS
1. Os
esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto
à Unidade Central de Controle Interno que, por sua vez, através de
procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus
dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
2. Esta
instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.
Unidade Central de Controle Interno, Brejetuba-ES, 05 de julho de 2013.
RITHIELLI DOS SANTOS
ULIANA
JOÃO DO CARMO DIAS
Controlador Geral Prefeito Municipal
