DECRETO Nº 130, DE 08 DE AGOSTO DE 2014
“APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA DO SISTEMA DE CONTROLE PATRIMONIAL SPA Nº 005/2014, QUE DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS DE RECEBIMENTO, ARMAZENAGEM, DISTRIBUIÇÃO E CONTROLE DE ENTRADAS E SAÍDAS DE MATERIAIS DE CONSUMO NO ALMOXARIFADO.
O PREFEITO MUNICIPAL DE BREJETUBA, ESTADO DO ESPÍRITO
SANTO, SR. JOÃO DO CARMO DIAS, no uso
das atribuições legais e;
- CONSIDERANDO as exigências contidas nos artigos 31 e 74 da
Constituição Federal, no parágrafo único do art. 54 e art. 59 da Lei de
Responsabilidade Fiscal e artigos 29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual; Lei Municipal nº 602/2013, e a Resolução nº 227/2011 e
257/2013 do TCE-ES;
DECRETA:
Art. 1º Fica
aprovada a Instrução Normativa do Sistema de Controle Patrimonial - SPA nº 005/2014,
que segue anexa como parte integrante do presente decreto.
Parágrafo Único. A Instrução Normativa a que se refere o caput dispõe procedimentos os
procedimentos de recebimento, armazenagem, distribuição e controle de entradas
e saídas de materiais de consumo no almoxarifado.
Art. 2º Todas
as Instruções Normativas após sua aprovação e publicação deverão ser executadas
e aplicadas pelas Unidades Administrativas.
Art. 3º Caberá
à Unidade Central de Controle Interno - UCCI e Secretaria de Administração,
prestar os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos
dispositivos deste Decreto.
Art. 4º Este
Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário.
Brejetuba-ES, 08 de agosto de
2014.
JOÃO DO CARMO DIAS
Prefeito Municipal
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Brejetuba.
INSTRUÇÃO NORMATIVA - SPA Nº 005/2013.
“DISPÕE SOBRE OS
PROCEDIMENTOS DE RECEBIMENTO, ARMAZENAGEM, DISTRIBUIÇÃO E CONTROLE DE ENTRADAS
E SAÍDAS DE MATERIAIS DE CONSUMO NO ALMOXARIFADO.”
Versão: 01
Aprovação em: 08/08/2014.
Ato de
Aprovação: Decreto nº 130/2014.
Unidade
Responsável: SPA – Sistema de Controle Patrimonial e Secretaria
de Administração.
A UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE
BREJETUBA-ES, no uso de suas atribuições legais, que lhe confere o artigo 5º, da lei municipal 602/2013, sem prejuízo das
atribuições estabelecidas na lei de estrutura do município, na lei de plano de
cargos e vencimentos, recomenda a quem couber os procedimentos constantes desta
Norma de Procedimentos na Prática de suas atividades.
CAPÍTULO
I
DAS
DISPOSIÇÕES INICIAIS
Art. 1º Esta
Instrução Normativa visa efetivar os procedimentos de controle de estoque,
guarda, conservação e fornecimento de materiais de consumo, do Almoxarifado
para a Administração Direta de Brejetuba.
Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa considera-se:
I. Almoxarifado
– é o local onde são armazenados os materiais de consumo utilizados pelo
Município de Brejetuba, antes de serem distribuídos às Unidades Gestoras
mediante requisição específica;
II. Materiais
de consumo – àqueles que, em razão de seu uso corrente, perdem normalmente
sua identidade física ou tem sua utilização limitada em dois anos, tais como,
alimentos não perecíveis, materiais de higiene, limpeza e expediente;
III.
Recebimento - é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao
órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação;
IV. Aceitação
– é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o
material recebido satisfaz as especificações contratadas;
V. Armazenagem
– compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material
adquirido a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das
Unidades Gestoras;
VI. Localização
– consiste em facilitar a perfeita localização dos materiais estocados sob
a responsabilidade do almoxarifado;
VII.
Conservação
e Preservação – consiste em manter os materiais arrumados em suas
embalagens originais e preservados de desgastes;
VIII.
Distribuição – é o processo pelo qual se faz chegar o material em
perfeitas condições ao usuário, quando for necessário ou requisitado;
IX. Inventário
– consiste em efetuar o levantamento ou contagem dos materiais existentes,
para efeito de confrontação com os estoques anotados nas fichas de controle
e/ou no sistema de informática;
X. Materiais
em desuso - o estocado há mais de um ano, sem qualquer movimentação e todo
aquele que, em estoque ou em serviço, independente da sua natureza, não tenha
mais utilidade para o órgão gestor.
CAPÍTULO
II
DO
ALMOXARIFADO
Art. 3º. Todos os produtos,
materiais e equipamentos, adquiridos pelo Município deverão exclusivamente ser
recebidos, conferidos e atestados na nota fiscal ou documento equivalente pelo
Chefe do Almoxarifado Central.
§ 1°. O Chefe do Almoxarifado
Central, no ato de conferência, poderá requerer auxílio de funcionários de seu
setor ou do setor que adquiriu os bens;
§ 2°. Poderá haver delegação
do recebimento, conferência e atesto de mercadorias, a servidor do próprio
Almoxarifado Central ou das próprias Secretarias, que se realizará por meio de
Portaria;
§ 3°. A delegação se dará
somente em caráter urgente, emergencial ou de ausência do Chefe do Almoxarifado
Central;
§ 4º. Os bens/produtos de uso
imediato (gás, água, pão) poderão ser conferidos por servidor capacitado da
própria Secretaria, devendo conferir, assinar e atestar a nota fiscal, no caso
de serem entregues diretamente na sede da Secretaria.
§ 5º°. Para realizar o atesto,
o servidor deverá utilizar carimbo padronizado, onde marcará o dia da
entrega/recebimento e aporá sua assinatura legível;
§ 6º. Não será permitido, nem
aceito, a conferência, o atesto e a assinatura da nota fiscal por terceira
pessoa que não a responsável, fato que será declarado irregular.
Art. 3°. Os servidores
substabelecidos na responsabilidade pela conferência, atesto e assinatura da
nota fiscal receberão Portaria destinando suas funções.
Parágrafo único – Os servidores
descritos no caput serão responsáveis pela veracidade das informações
prestadas.
Art. 4º O almoxarifado deverá estar em local limpo, seguro,
de fácil acesso e arejado, que garanta a conservação dos materiais, bem como,
deverá ser organizado de tal forma que haja a maximização do espaço, a garantia
de segurança para os materiais estocados e a fácil circulação interna.
Art. 5º Os materiais de consumo serão controlados por
servidores responsáveis por sua guarda e administração, através de fichas de
controle e/ou sistema informatizado.
Art. 6º A coordenação e administração das atividades e
responsabilidade pela execução das rotinas e dos procedimentos competem à
Secretaria de Administração.
Art. 7º A execução das rotinas e dos procedimentos dar-se-á
de forma a:
I – manter o controle do almoxarifado em
fichas de controle e/ou a gestão do sistema informatizado de controle de
material, assegurando as ações necessárias à sua operacionalização e
aperfeiçoamento;
II – manter as instalações apropriadas para
a segurança, conservação, armazenamento e movimentação de materiais;
III – classificar e cadastrar os materiais
de consumo no sistema de informática e/ou em fichas de controle;
IV – estabelecer o fluxo de recepção,
armazenamento e retirada dos materiais;
V – supervisionar e controlar a
distribuição racional do material requisitado, promovendo os cortes necessários
nos pedidos de fornecimento das Unidades Gestoras, em função do consumo médio
apurado, como suporte para a projeção de estoque vigente com finalidade de
evitar, sempre que possível, a demanda reprimida e a conseqüente ruptura de
estoque;
VI - requisitar à Diretoria de Contratos,
Compras e Licitações os materiais em falta, quando atingirem os estoques
mínimos, mantendo de forma atualizada, a quantidade e a periodicidade dos
materiais de consumo;
VII – manter o sistema de requisição
interna para retirada de materiais, de modo a permitir facilidade de acesso e
agilidade na entrega do mesmo;
VIII – conferir os preços, especificações,
quantidade, cálculos, somas, notas fiscais e situação física de todos os
materiais no ato do recebimento, mediante Nota Fiscal e Nota de Empenho;
IX – devolver a mercadoria que não estiver
de acordo com as especificações determinadas no documento fiscal, procedendo à
notificação da empresa, conforme Anexo I, para regularização da situação, com
imediata comunicação do ocorrido à Diretoria de Contratos, Compras e Licitações;
X – proceder à baixa de materiais de
consumo em desuso;
XI – disponibilizar relatório atualizado da
movimentação de entrada e saída dos itens em almoxarifado;
XII – informar a autoridade da ocorrência
de desfalque ou desvio de materiais, bem como da prática de qualquer ato
ilegal, ilegítimo ou antieconômico que resulte dano ao erário, para que seja
instaurada a Tomada de Contas Especial nos termos das normas do Tribunal de
Contas do Estado do Espírito Santo;
XIII - solicitar o pronunciamento dos órgãos
técnicos, no caso de aquisição de materiais de consumo especializado, sempre
que for necessário, bem como utilizar o catálogo de especificações técnicas em
conjunto com a Diretoria de Contratos, Compras e Licitações, contribuindo para
a sua atualização periódica;
XIV promover estudos visando a padronização
de materiais e a substituição dos mesmos por outros de uso mais econômico;
XV – encaminhar as notas entregues pelo
fornecedor, juntamente com as declarações de recebimento e aceitação do
material, para a Diretoria de Contabilidade, que efetuará a liquidação da
despesa;
XVI - receber as solicitações de
fornecimento de materiais emitidas pelas Unidades Gestoras, e, após registro,
efetuar a entrega;
XVII – atender com agilidade e presteza as
demandas solicitadas de materiais;
XVIII – acompanhar os prazos de entrega dos
materiais a receber, comunicando à Diretoria de Contratos, Compras e Licitações
os eventuais atrasos ou descumprimento da entrega, registrando o desempenho dos
fornecedores, especialmente quanto ao prazo de entrega e à qualidade do bem
fornecido ;
XIX – responsabilizar-se por meios seguros
de transporte para a entrega dos materiais;
XX – acompanhar, periodicamente, o prazo de
validade dos materiais, promovendo assim, a substituição dos mesmos quando for
necessário e possível;
XXI – participar, sempre que possível, de
cursos de capacitação, para aperfeiçoamento de suas atividades.
CAPÍTULO
III
DOS
PROCEDIMENTOS
Art. 9º Constituem atividades básicas do Almoxarifado:
I – o recebimento e a aceitação (aceite);
II – o armazenamento;
III – a localização;
IV – a conservação e a preservação;
V – a distribuição;
VI – o inventário.
CAPÍTULO
IV
DO
RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO DE MATERIAL
Art. 10 O recebimento de material em virtude de compra se
divide em provisório e definitivo.
§ 1º O recebimento provisório ocorre no momento da
entrega do material e não constitui sua aceitação.
§ 2º O recebimento definitivo se dá com a aceitação do
material, que pressupõe a conformidade do material com as especificações
descritas no processo de compra.
Art. 11 - Todo e qualquer material de consumo
adquirido pelo Município de Brejetuba, deverá ser conferido no que diz respeito
a preços, quantidades, especificações e qualidade no ato do recebimento.
Art.12 - O recebimento de materiais de consumo pelo
Almoxarifado será formalmente efetuado, de acordo com os seguintes
procedimentos:
I – efetuar a conferência dos itens dos
materiais de consumo, bem como sua qualidade, especificações técnicas,
quantidade e a integridade física e funcional, realizando os testes, quando
necessário;
II – verificar se a Nota Fiscal das
mercadorias está de acordo com as especificações do material adquirido e com
Nota de Empenho, bem como, dentro do prazo de validade para emissão.
§ 1º - No caso de compra realizada por meio de dispensa ou
inexigibilidade de licitação, no ato do recebimento do material, o responsável
deverá confrontar a Nota Fiscal com o orçamento do proponente vencedor ou do
fornecedor exclusivo.
§ 2º - No caso de doação deverão ser observados os
princípios legais e legislação municipal vigente.
Art. 13 - Atendidas às exigências, os materiais serão
estocados no Almoxarifado e, será declarado, na Nota Fiscal, a aceitação e
recebimento dos mesmos, utilizando carimbo específico. (Anexo II)
Parágrafo Único - À nota, com o carimbo de recebimento e
aceite, deverá ser encaminhada à Diretoria de Contabilidade para efetuar a
liquidação da despesa.
Art. 14 - Os materiais deverão ser registrados no
sistema de informática e/ou em fichas de controle, descrevendo o número da Nota
Fiscal, valor unitário, quantidade total e descrição dos materiais adquiridos.
Art. 15 O registro de materiais em estoque, deverá ser
processado no sistema e/ou em fichas de controle, contendo dados como:
I – data de entrada e saída dos mesmos;
II – especificação do material com objeto
resumido;
III – quantidade e custos;
VI – nome do fornecedor;
V – documento comprobatório, com o número,
série, subsérie, data de emissão e valor.
Art. 16 - Nenhum material será liberado para as
unidades sem o recebimento definitivo e os devidos registros nos sistemas
competentes.
Art. 17 - No caso do material não cumprir as
especificações determinadas ou ainda apresentar falhas, imperfeições ou
defeitos, o mesmo não será aceito no Almoxarifado, sendo imediatamente efetuada
a devolução ao fornecedor, procedendo à notificação da empresa e demais
providências cabíveis (Anexo II).
§ 1º - O recebimento de qualquer material de consumo que
esteja em divergência com as especificações ou quantidades diversas do
documento fiscal, enseja na responsabilidade civil, penal e administrativa do
servidor, conforme Estatuto do Servidor (Lei nº 2960/95), Lei de Improbidade
Administrativa (Lei nº 8429/92) e demais legislações pertinentes.
§ 2º - Qualquer discrepância existente entre o material
recebido e a Nota de Empenho, deverão ser solicitadas instruções à Diretoria de
Compras, Contratos e Licitações.
CAPÍTULO
IV
DO
ARMAZENAMENTO
Art. 18 - O armazenamento dos materiais de consumo
adquiridos e recebidos será realizado conforme os seguintes critérios:
I – dispor, segundo freqüência de
solicitação, de modo a permitir facilidade de acesso, economia de tempo e
esforço;
II - armazenar os materiais pesados e
volumosos, evitando riscos de acidentes ou avarias e facilitando a
movimentação, mantendo livres os acessos às portas e áreas de circulação;
III – estocar os materiais ordenadamente em
prateleiras, estantes ou estrados e identificados para facilitar o
funcionamento operacional, observando a altura, forma, peso e movimentos, sem
que tenha contato direto com o piso, para facilitar o funcionamento operacional
e a contagem física;
IV – conservar os materiais nas embalagens
originais, sempre que possível;
V – observar as recomendações do
fabricante;
VI – proceder, para fim de suprimento, à
abertura de apenas uma embalagem de determinado material, devendo ficar selados
até necessária utilização;
VII – organizar os materiais, de modo que
os novos que forem chegando, sejam colocados atrás dos materiais já existentes,
armazenados a mais tempo;
VIII – distribuir primeiro os materiais que
estão com o prazo de validade próximo a vencer e os estocados há mais tempo;
IX – armazenar os materiais de pequeno
volume e alto valor em armários trancados;
X – garantir a qualidade do produto
estocado em condições ambientais para este fim.
CAPÍTULO
V
DA
LOCALIZAÇÃO
Art. 19 - Quanto à localização dos materiais
adquiridos e recebidos, dever-se-á proceder da seguinte forma:
I – estocar observando a natureza e
características dos materiais de consumo;
II – utilizar os critérios previamente
estabelecidos, visando à identificação do posicionamento físico dos materiais
em unidade de estocagem.
CAPÍTULO
VI
DA
CONSERVAÇÃO E A PRESERVAÇÃO
Art. 20 - Quanto à conservação e preservação dos
materiais de dever-se-á proceder da seguinte forma:
I – manter o almoxarifado organizado e
limpo;
II – inspecionar, periodicamente, todos os
materiais sujeitos a corrosão e deterioração, protegendo-os contra efeitos do
tempo, luz e calor;
III – fazer revisão periódica nas
instalações e equipamentos de segurança.
CAPÍTULO VII
DA DISTRIBUIÇÃO
Art. 21 - Toda retirada de material do Almoxarifado
deverá ser feita através de requisição de materiais, identificando a Unidade
Gestora e a descrição do material solicitado.
Art. 22 - O registro de entrada e saída de materiais
deverá ser feito no mesmo dia em que ocorreu a operação, ou no máximo, no dia
seguinte.
Art. 23 - A distribuição dos materiais deverá ser
efetuada da seguinte forma:
I – a partir da solicitação de material
para o atendimento aos setores, excetuando-se os setores caracterizados de
urgência, que deverão ter o atendimento imediato;
II – obedecendo sempre a estocagem e data
de validade mais antiga, no atendimento das requisições de materiais.
Art. 24 - A distribuição será semanal e definida pela
ordem de chegada das requisições das Unidades Gestoras citadas no Art. 1º,
sendo realizada o mais breve possível, com o prazo máximo de entrega de 48
horas, contados do recebimento da requisição, salvo os casos excepcionais que
deverão ser atendidos no mesmo momento.
Art. 25 - Manter em arquivo o comprovante de entrega
do material às Unidades requisitantes.
CAPÍTULO
VIII
DO
INVENTÁRIO
Art. 26 - Quando do inventário dos materiais
adquiridos e recebidos, dever-se-á efetuar, no mínimo uma vez por semestre, a
conferência periódica das quantidades e estado dos materiais estocados, bem
como a correção de deficiência de controle nas operações de suprimentos de materiais.
Art. 27 A conferência do estoque físico deverá ser
realizada, no mínimo, uma vez por semestre e o resultado deverá ser encaminhado
à Secretaria de Administração, para as devidas providências, com cópia para a
UCCI.
Parágrafo Único Este procedimento não deve alterar o
planejamento do Departamento de Auditoria.
CAPÍTULO
IX
DAS
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 28 - Não será permitido o acesso de nenhuma
pessoa estranha ao Almoxarifado, salvo se estiver acompanhado por pessoa
autorizada.
Parágrafo Único - O Almoxarifado deverá ser utilizado única e
exclusivamente para o armazenamento de materiais da prefeitura Municipal de
Brejetuba, conforme especificado nesta Instrução Normativa.
Art. 29 - Nenhum material pode ser entregue sem a
respectiva requisição de materiais, sob pena de responsabilidade.
Art. 30 Nenhum material poderá ser recebido se não estiver
de acordo com a Nota Fiscal, bem com, com a Nota de Empenho.
Art. 31 Nenhum material pode entrar ou sair do Almoxarifado
sem o registro no sistema de informática e/ou fichas de controle.
Art. 32 Todo servidor poderá ser responsabilizado por
desaparecimento do material que lhe for confiado, bem como por qualquer dano
que venha a causar no mesmo, com direito à ampla defesa em processo
administrativo.
Art. 33 A presente Instrução Normativa entrará em vigor na
data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.
Brejetuba, 08 de agosto de 2014.
JOÃO DO CARMO DIAS
Prefeito Municipal
RITHIELLI DOS SANTOS ULIANA
Controlador Geral
ANEXO I
Brejetuba, ......de......................de....................
A:
(nome da empresa)
NOTIFICACAO IRREGULARIDADADE ENTREGA
MERCADORIA
Fica esta empresa notificada, que no ato do
recebimento das mercadorias decorrentes do empenho........., e que foram
acobertadas pela Nota Fiscal............, foi constatado divergências conforme
segue:
( ) Falta de mercadoria;
( ) Mercadoria em desacordo com o pedido;
( ) Mercadorias com avarias;
( )Outros
(especificar)...............................................................................................
( ) Dessa forma, firmamos o aceite parcial; e
estamos devolvendo as seguintes
mercadorias:........................................................................................................................
( ) Dessa forma, estamos fazendo a devolução total
das mercadorias, não sendo dado o aceite;
Certifico que os produtos constantes deste
documento foram recebidos/aceitos e estão em conformidade com as especificações
nele consignadas.
Em........./............../...............
..........................................................................................
Assinatura
Nome:...............................................................................
Assinatura do Servidor
Assinatura da Empresa (representante/transportadora)
ANEXO II
Certifico que os
produtos constantes deste documento foram recebidos/aceitos e estão em
conformidade com as especificações nele consignadas.
Brejetuba........../............../...............
..........................................................................................
Assinatura
responsável
