O PREFEITO MUNICIPAL DE BREJETUBA, ESTADO DO ESPÍRITO
SANTO, SR. JOÃO DO CARMO DIAS, no uso
das atribuições legais e;
- CONSIDERANDO as exigências contidas nos artigos 31 e 74 da
Constituição Federal, no parágrafo único do art. 54 e art. 59 da Lei de
Responsabilidade Fiscal e artigos 29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual; Lei Municipal nº 602/2013, e a Resolução nº 227/2011e
257/2013 do TCE-ES;
DECRETA:
Art. 1º Fica
aprovada a Instrução Normativa do Sistema de Controle Patrimonial - SPA nº
001/2014, que segue anexa como parte integrante do presente decreto.
Parágrafo Único. A Instrução Normativa a que se refere o caput dispõe procedimentos de
controle dos bens patrimoniais; regulamentação do fluxo operacional de
movimentação dos bens móveis; regulamentar do fluxo operacional da
Administração de Bens Imóveis; atendimento aos dispositivos contidos nos
Artigos 94, 95, 96 e 106 da Lei Federal nº 4.320/1964.
Art. 2º Todas
as Instruções Normativas após sua aprovação e publicação deverão ser executadas
e aplicadas pelas Unidades Administrativas.
Art. 3º Caberá
à Unidade Central de Controle Interno - UCCI prestar os esclarecimentos e
orientações a respeito da aplicação dos dispositivos deste Decreto.
Art. 4º Este
Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário.
Brejetuba-ES, 08 de agosto de
2014.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Brejetuba.
INSTRUÇÃO NORMATIVA SPA N.º
001/2014.
“DISPÕE
SOBRE REGISTRO, CONTROLE E INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS E IMÓVEIS DO MUNICIPIO DE
BREJETUBA – ES”.
VERSÃO: 01.
DATA DE
APROVAÇÃO:08/08/2014.
ATO DE
APROVAÇÃO:Decreto
Municipal nº. 126/2014.
UNIDADE
RESPONSÁVEL: SPA –
Sistema de Controle Patrimonial, Secretaria de Administração, Departamento de
Patrimônio.
A UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO DA
PREFEITURA MUNICIPAL DE BREJETUBA-ES, no uso de suas atribuições legais, que lhe confere o artigo
5º, da lei municipal 602/2013, sem prejuízo das atribuições
estabelecidas na lei de estrutura do município, na lei de plano de cargos e
vencimentos, recomenda a quem couber os procedimentos constantes desta Norma de
Procedimentos na Prática de suas atividades.
I -
FINALIDADE
Disciplinar
as rotinas e os procedimentos de controle de Bens Patrimoniais, fluxo
operacional de movimentação de bens móveis e imóveis do município e realização
de inventário físico e financeiro de bens Móveis e Imóveis no âmbito da
Prefeitura Municipal de Brejetuba-ES.
II -
ABRANGÊNCIA
A
presente instrução abrange todas as Unidades da Estrutura Organizacional e a
quem de alguma forma fizer uso de bens do município, no âmbito da administração
direta e indireta deste Município.
III –
CONCEITOS
1.PATRIMONIO
O
patrimônio é o objeto administrado que serve para propiciar às entidades a
obtenção de seus fins.
2.PATRIMONIO
PÚBLICO
Conjunto
de bens e direitos de valor econômico, pertencentes aos entes da administração
pública direta e indireta.
3.INVENTARIO
DE BENS PATRIMONIAIS
Consiste
na verificação quantitativa e qualitativa dos mesmos, com registros
patrimoniais e cadastrais e dos valores avaliados com os respectivos registros
contábeis.
4.BENS
DE USO COMUM DO POVO
Bens de
uso comum do povo (ou bens de domínio público) correspondem a todos os bens
destinados ao uso da comunidade, quer individual ou coletivamente, sejam
constituídos natural ou artificialmente.
5.BENS DE
USO ESPECIAL
Bens de
uso especial (ou do patrimônio administrativo) são os destinados à execução dos
serviços públicos, como os edifícios ou terrenos utilizados pelas repartições
ou estabelecimentos públicos, bem como os móveis e materiais indispensáveis a
seu funcionamento.
6.BENS
DOMINIAIS
Os bens
dominiais (ou do patrimônio disponível) são os que integram o domínio público
com características diferentes, pois podem ser utilizados em qualquer fim, ou mesmo
alienados se a administração julgar conveniente.
7.BENS
MÓVEIS
São
bens suscetíveis de movimento próprio ou de remoção por força alheia e são
agrupados como material permanente;
8.BENS
IMÓVEIS
São considerados Bens Imóveis, terrenos e edifícios
com instalações permanentes.
9.TOMBAMENTO
Tombamento:
é um ato administrativo realizado pelo poder público, com o objetivo de
preservar, através da aplicação da lei, bens de valor histórico, cultural,
arquitetônico e ambiental para a população, impedindo que venham a ser
destruídos ou descaracterizados.
10.MOVIMENTAÇÃO
DE BEM
A
movimentação de bens patrimoniais consiste no conjunto de procedimentos
relativos àdistribuição, transferência, saída provisória, empréstimo e
arrendamento a que estão sujeitos no período decorrido entre sua incorporação e
desincorporação.
11.SAÍDA
PROVISÓRIA
A saída
provisória caracteriza-se pela movimentação de bens patrimoniais para fora da
instalação ou dependência onde estão localizados, em decorrência da necessidade
de conserto, manutenção ou da utilização temporária por outro centro de
responsabilidade ou órgão, quando devidamente autorizado.
12.DESFAZIMENTO
OU BAIXA DE BENS
Considera-se
baixa patrimonial, a retirada de bem da carga patrimonial do órgão, mediante
registro da transferência deste para o controle de bens baixados, feita
exclusivamente pelo Setor de Patrimônio, devidamente autorizado pelo gestor.
IV -
BASE LEGAL E REGULAMENTAR
Para os
fins desta Instrução Normativa considera-se como base legal:
I - Constituição Federal da
República de 1988;
II - Constituição Estadual do
Espirito Santo;
III - Lei Orgânica do Tribunal de
Contas do Estado do Espirito Santo;
IV - Lei nº. 4.320 de 17 de março
de 1964, capítulo III, Art. 94 à 96, que institui normas gerais de direito
financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos
Estados, dos Municípios e do Distrito Federal;
V - Lei Municipal nº 006/98 que
dispõem sobre Estatuto do Servidor do Município de Brejetuba;
VI - Decreto Lei n° 2.848, de 7 de
dezembro de 1940 e o Código Penal.
V –
RESPONSABILIDADES
1 - Todos os responsáveis por
Secretarias, Gerências e Departamentos, ficam obrigados a atualizar o servidor
responsável pelos bens patrimoniais quando da ocorrência de alguma das movimentações
abaixo relacionadas:
1.1 – remanejamento de servidores;
1.2– alteração de cargos;
1.3 – alteração da Estrutura
Regimental da Prefeitura;
1.4 – exoneração;
1.5 – desligamento;
1.6 – afastamento;
1.7 – cessão de servidores;
1.8 – alteração de responsáveis de
qualquer nível da Estrutura Regimental da Prefeitura.
2 - Fica sob a responsabilidade do
Departamento de Recursos Humanos, antes da realização das movimentações abaixo
relacionadas, efetuar a verificação junto ao Departamento de Patrimônio se o
servidor não possui nenhum bem sob sua guarda:
2.1 – Quando se tratar de exoneração,
desligamento, afastamento, Cessão de servidores ou qualquer outro motivo em que
o referido servidor não venha mais fazer parte do quadro de servidores do
Município;
2.2 – Quando criado ou extinto algum
órgão da Administração Pública, tais como: Secretaria, Gerência ou Divisão,
comunicar ao Departamento de Patrimônio para que seja procedido o levantamento
do inventario do mesmo.
3 - Cada servidor ficará
responsável pelos bens móveis que estejam sob sua guarda, com o dever de zelar
pelos mesmos e de comunicar imediatamente a quem de direito, qualquer
irregularidade ocorrida com o bem sob seus cuidados.
4 - Os bens patrimoniais em uso
ficarão sob a guarda e responsabilidade de servidores ocupantes de cargo de
chefia, com a co-responsabilidade dos demais servidores lotados nas Unidades
Administrativas, que estejam sob domínio de seu órgão, reservando-se aos mesmos
a competência para dar o Aceite Via Sistema Informatizado de Controle de Bens
Patrimoniais e/ou assinatura dos Termos de Responsabilidades emitidos pelo
Departamento de Patrimônio.
4.1 - Entende-se por Termo de
Responsabilidade Patrimonial/Aceite Via Sistema Informatizado de Controle de
Bens Patrimoniais o documento que retrata a responsabilidade funcional assumida
pelo titular de uma Unidade, Órgão, Departamento ou Gerência da Prefeitura
Municipal, sobre os bens ou conjunto de bens patrimoniais, sob domínio deste
órgão;
4.2 - Entende-se também o documento
que retrata a responsabilidade assumida pelo titular que, ao deixar a função de
responsável pelo órgão ou departamento, deverá continuar respondendo por
aqueles bens patrimoniais que se encontrarem em situação irregular, tal
responsabilidade cessará quando da regularização do bem.
4.3- O afastamento ou substituição
de responsáveis por bens patrimoniais implica, necessariamente, a transferência
da responsabilidade do responsável desse órgão ou gerência no sistema
informatizado de controle de bens patrimoniais.
4.4 - O novo titular recebendo a
relação, dando o Aceite Via Sistema Informatizado de Controle de Bens
Patrimoniais, efetua ou solicita ao órgão de controle patrimonial de sua área,
a verificação da existência física dos bens listados, e seu estado de
conservação, dentro do prazo de 30 (trinta) dias a contar da data de entrega da
lista solicitada pelo Secretário Municipal da pasta em questão.
4.5 - Encontradas divergências entre
os bens patrimoniais localizados e as informações apresentadas em lista, fará a
Recusa Via Sistema Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais informando
logo em seguida ao Secretário Municipal da pasta sobre os procedimentos
adotados.
4.6 - Efetuadas as diligências e
confirmada à existência de pendências nos bens listados, o servidor responsável
fará ressalva no Termo de Responsabilidade e dará a Recusa no Sistema
Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais, respondendo somente pelos bens
efetivamente localizados.
4.7- A cópia do Termo de
Responsabilidade com a respectiva ressalva será encaminhada à Secretaria
Municipal de Administração em processo próprio, com a devida ciência do
Secretário da pasta, visando-se apurar a responsabilidade funcional do
servidor.
4.8 - Encontrados todos os bens
relacionados, deverá ser assinado o Termo de Responsabilidade/dar o Aceite Via
Sistema Informatizado de Controle de Bens Patrimoniais, dando como recebidos os
bens, encaminhando o processo ao Departamento de Patrimônio.
4.9 - Na hipótese de não recebimento
da relação dos bens patrimoniais do seu órgão ou gerência, poderá ser
solicitado diretamente Via Sistema Informatizado de Controle de Bens
Patrimoniais.
4.10 - O ex-titular na qualidade de
cedente, assinará juntamente com o novo titular o Termo de Responsabilidade
assumindo a responsabilidade funcional pelos bens não encontrados ou
danificados, e:
4.10.1
- diligenciará
para busca definitiva dos bens não encontrados; e
4.10.2
- responderá
funcionalmente pelos bens não encontrados ou danificados.
4.11 - Qualquer servidor municipal,
independentemente de vínculo empregatício, é responsável pelos danos que causar
aos bens patrimoniais ou concorrer para tanto.
4.12 - A responsabilidade se dará
através do Termo de Responsabilidade e/ou pelo Aceite Via Sistema Informatizado
de Controle de Bens Patrimoniais
VI –
PROCEDIMENTOS
1. Da
Aquisição de Bens Móveis e Imóveis.
1.1. - Toda aquisição de bens móveis e
imóveis deverá estar previsto no PPA (Plano Plurianual), LDO (Lei de Diretrizes
Orçamentárias) LOA (Lei Orçamentária Anual).
1.2. - O processo de compra de bens
móveis e imóveis deverá ser obedecido quanto ásexigências dispostas na lei
8.666/93, e nas Instruções Normativas condizentes.
1.3. - Em se tratando de bens imóveis,
sua aquisição ou incorporação será precedida deautorização legislativa.
2. - Do
Recebimento e Aceite de Bens Moveis.
2.1. - O recebimento de bens móveis
pela administração, se dá através do Almoxarifado Central atendendo aos
critérios definidos nesta instrução normativa.
2.2. - O ingresso do bem, dar-se
através de: Aquisição, Cessão ou Doação, Permuta, Comodato, Transferência,
Produção Interna, Locação e Avaliação.
2.3. - Ao dar entrada no Almoxarifado
Central, o bem deve estar acompanhado de:
a) No caso de compra, pela Nota
Fiscal correspondente;
b) No caso de permuta, pelo Termo
de Permuta ou outro documento que permita o Registro do bem;
c) No caso de recebimento em
doação, pelo Certificado ou Termo de Doação ou Cessão ou outrodocumento que
oriente o registro do bem;
d) No caso de avaliação, pelo
parecer da Comissão de Avaliação de Bens Permanentes;
e) No caso de apropriação, por uma
Guia de Produção Interna, com estimativa do Custo de suafabricação ou valor de
avaliação.
f) No caso de locação, pelo
contrato assinado pelas partes de acordo com o que determina a lei;
g) No caso de comodato, pelo
Termo de Comodato entre as partes;
h) No caso de transferência, pelo
Termo de Transferência entre os centros de responsabilidade.
2.4. - Após a verificação qualitativa
e quantitativa dos bens, e estando o bem móvel de acordocom as especificações
exigidas, o recebedor deve atestar que o bem foi devidamente aceito.
2.5. - No caso de móveis ou
equipamentos cujo recebimento implique em maior conhecimentotécnico, o
recebedor deve solicitar ao setor competente as providências necessárias no
sentidode que uma Comissão Técnica emita um parecer, a fim de declarar que o
bem entregue atendeàs especificações contidas na nota de empenho ou no contrato
de aquisição.
2.6. - O recebimento do bem, quando de
valor relevante, deverá ser feito por uma Comissão deRecebimento e acompanhada
mediante rigorosa conferência antes de atestar o documento fiscaldo referido
evento, sob pena de responsabilidade administrativa, sem prejuízo da civil e
criminalno que couber.
2.7. - A aceitação ocorre quando da
vistoria do material recebido por servidor habilitado, queverifica sua
compatibilidade com o contrato de aquisição (ou documento equivalente), bem
comoas condições de entrega e, estando conforme, consigna o aceite na nota
fiscal ou em outrodocumento legal para entrega.
3. - Do
recebimento e Aceite de Bens Imóveis.
3.1. - O recebimento de bens Imóveis
pela administração, dar através do Departamento dePatrimônio, atendendo aos
critérios definidos nesta instrução normativa.
3.2. - O ingresso de bens imóveis,
dar-se através de: Aquisição, Cessão ou Doação, Construção,Incorporação,
Permuta, Dação em Pagamento e Desmembramento/Remembramento edesapropriação,
devendo constar no processo administrativo:
a) Escritura do imóvel;
b) Certidão de registro do
imóvel;
c) Projeto arquitetônico, quando
edificações;
d) Nota de empenho, quando
adquirido por compra;
e) Termo de doação, cessão,
comodato ou permuta (se for o caso);
f) Processo de desapropriação ou
usucapião, quando adquirido por este meio.
g) Memorial descritivo do Imóvel;
3.3. - Deverão ser observados ainda os
seguintes procedimentos:
a) No caso de recebimento em
doação, o Certificado ou Termo de Doação ou Cessão ou outrodocumento que
oriente o registro do bem constando a qualificação do doador:
a1) - Se Pessoa física devera
constar:CPF; RG, Órgão Emissor; Endereço completo,CEP.;
a2) - Se pessoa Jurídica devera
constar:CNPJ, Endereço Completo, CEP;
b) No caso de permuta, o Termo de
Permuta ou outro documento que permita o Registro do bem,constando os dados
constantes nos itens a1) e a2) quando for o caso;
c) Quando o bem for Adquirido por
Aquisição ou Incorporação, no processo administrativo deveráconstar a Lei
autorizativa;
d) Nos casos de construção, o
Termo de Aceite Definitivo da Obra e demais procedimentosexigidos neste caso.
4.- Do
tombamento e Marcação física dos bens Móveis
4.1. - Após registro de entrada do bem
no sistema de gerenciamento de material noAlmoxarifado, o responsável por este
encaminhará comunicação ao Setor de Patrimônio(encaminhando o processo
administrativo e outros que se fizerem necessários), constando odestino
(órgão/unidades/centros de custos) dos bens para que o mesmo providencie
registropatrimonial e o emplaquetamento do mesmo.
4.2. A marcação física consiste na
fixação de plaqueta constando o número do registropatrimonial antes de serem
distribuídos aos centros de responsabilidades do órgão, devendo serobservados
os seguintes aspectos:
a) Local de fácil visualização
para efeito de identificação por meio de leitor óptico,preferencialmente na
parte frontal do bem;
b) Evitar áreas que possam curvar
ou dobrar a plaqueta ou que possam acarretar suadeterioração;
c) Evitar fixar a plaqueta em
partes que não ofereçam boa aderência, por apenas uma dasextremidades ou sobre
alguma indicação importante do bem.
d) Os bens patrimoniais cujas
características físicas ou a sua própria natureza impossibilitem aaplicação de
plaqueta também terão número de tombamento, mas serão marcados e controladosem
separado.
e) Caso o local padrão para a
colagem da plaqueta seja de difícil acesso, como, por exemplo, nosarquivos ou
estantes encostadas na parede, que não possam ser movimentados devido ao
pesoexcessivo, a plaqueta deverá ser colada no lugar mais próximo ao local
padrão.
f) No caso de bens imóveis, o
setor de patrimônio apenas determinará o número para registropatrimonial;
5.
Dados necessários para o registro de Bens
5.1 Do
Registro de Bens Móveis.
5.1.1. - Os dados necessários ao
registro dos bens no sistema de patrimônio são:
a) Número do tombamento;
b) Data do tombo;
c) Descrição padronizada do bem;
d) Marca/modelo/série;
e) Valor unitário de aquisição
(valor histórico);
f) Agregação (acessório ou
componente);
g) Forma de ingresso (compra,
fabricação própria, doação, permuta, cessão, outras);
h) Número do empenho e data de
emissão;
i) Fonte de recurso;
j) Número do processo de aquisição
e ano;
k) Tipo/número do documento de
aquisição (nota fiscal/fatura, guia de produção interna, termo dedoação, termo
de cessão, termo de cessão em comodato, outros);
l) Nome do fornecedor (código);
m) Garantia (data limite da
garantia e empresa de manutenção);
n) Localização (identificação do
centro de responsabilidade);
o) Estado de conservação (bom,
regular, precário, inservível, recuperável);
p) Número do termo de
responsabilidade; e
q) Plaquetável ou não-plaquetável.
5.1.2. - Quando se tratar de veículos,
também será arquivado no Departamento de Patrimôniocopia do CRV (Certificado de
Registro de Veiculo) e o recibo original de propriedade do mesmo.
5.1.3. - O Departamento de patrimônio
devera informar ao setor de frotas a inclusão do novoveiculo para que o mesmo
providencie o cadastro de informações especificas do mesmo.
5.2. Do
Registro de Bens Imóveis
5.2.1 - O registro dos bens imóveis no
órgão inicia-se com o recebimento da documentação hábil,pelo Setor de
Patrimônio, que procederá o tombamento e cadastramento em sistema
específico,devendo constar no processo administrativo documentos com os
seguintes dados:
a)Número do registro patrimonial;
b) Tipo de imóvel;
c) Denominação do imóvel;
d) Características (descrição
detalhada do bem);
e) Valor de aquisição (valor
histórico);
f) Forma de ingresso (compra,
doação, permuta, comodato, construção, usucapião,desapropriação, cessão,
outras);
g) Classificação
contábil/patrimonial;
h) Número do empenho e data de
emissão;
i) Número do processo de aquisição
e ano;
j) Tipo/número do documento de
aquisição (nota fiscal/fatura, guia de produção interna, termo dedoação, termo
de cessão, termo de cessão em comodato, outros);
k) Nome do fornecedor (código);
l) Localização (identificação do
centro de responsabilidade);
m) Estado de conservação (bom,
regular, precário, inservível), quando se tratar de imóvelconstruído;
n) Data da incorporação;
o) Unidade da federação;
p) Tipo de logradouro;
q) Número;
r) Complemento;
s) Bairro/distrito;
t) Município;
u) Cartório de registro;
v) Matrícula;
w) Livro;
x) Folhas;
y) Data do registro;
z) Data da reavaliação;
aa) Moeda da reavaliação;
bb) Valor do aluguel;
cc) Valor do arrendamento;
dd) Valor de utilização;
ee) Valor de atualização;
ff) Moeda de atualização;
gg) Data da atualização;
hh) Nome do reavaliador, e
ii) CPF/CNPJ do reavaliador
6. - Da
Movimentação do Bem
6.1. -
Da distribuição do bem
6.1.1. - Compete ao Departamento de
Patrimônio a primeira distribuição de material permanenterecém-adquirido, de
acordo com a destinação dada no processo administrativo de
aquisiçãocorrespondente.
6.1.2. - A movimentação de qualquer bem
móvel será feita mediante o preenchimento do Termode Responsabilidade, que
deverá conter no mínimo, as seguintes informações:
a) Número do Termo de
Responsabilidade;
b) Nome do local de lotação do bem
(incluindo também o nome do sub local de lotação);
c) Declaração de
responsabilidade;
d) Número do tombamento;
e) Descrição;
f) Quantidade;
g) Indicação se é plaquetável ou
não plaquetavel;
h) Valor unitário;
i) Valor total;
j) Total de bens arrolados no
Termo de Responsabilidade;
k) Data do Termo;
l) Nome e assinatura do
responsável patrimonial; e
m) Data de assinatura do Termo.
6.2. -
Da Transferência dos Bens Moveis
6.2.1. - Nenhum bem poderá ser
transferido, cedido, emprestado ou recolhido de um órgão paraoutro, de uma
unidade para outra sem a emissão do termo de transferência de bem, em 03 (três)
vias, as
quais
deverão ser arquivadas, uma via na Unidade de origem, uma via na Unidade de
Destino e uma via no Departamento de Patrimônio (Anexo 1);
6.2.2. - O termo de transferência de bem
devera ser enviado Departamento de Patrimônio antesda efetivação da
movimentação do bem, devendo constar assinatura dos responsáveis do
setortransferidor e assinatura dos responsáveis do setor recebedor para que o
mesmo providencie atransferência de responsabilidade e emissão dos novos termos
de responsabilidade;
6.2.3. - Os servidores responsáveis por
bens, quando da sua saída por exoneração, troca decargos ou setor, ficam
obrigados a fazer prestação de contas dos bens sob sua guarda ao novoservidor
que o substituirá.
6.2.4 -.O modelo do Termo de
Transferência Patrimonial deverá ser solicitado no Departamento de Patrimônio,
caso a Secretaria não disponha deste;
6.3. -
Da saída provisória
6.3.1 - Qualquer que seja o motivo da
saída provisória de bens patrimoniais, esta devera serautorizada pelo
responsável do órgão ou servidor delegado para este fim;
6.3.2 - Toda manutenção de bem
incorporado ao patrimônio do órgão, devera ser solicitada pelosagentes
patrimoniais ou responsáveis e resultará na emissão de Ordem de Serviços pelo
setorcompetente;
6.4. -
Da Alienação, Cessão, Permutas, Comodatos e Empréstimo de Bens Móveis eImóveis.
6.4.1. - Todas as alienações, Cessões,
Permutas de bens móveis e imóveis deverão obedecer aodisposto no artigo 17 da
Lei nº. 8.666/93 e demais dispositivos legais.
6.4.2. - As cedências ou empréstimos de
bens Móveis, pertencentes ao município para terceirossomente ocorrerão quando
autorizado pelo Prefeito, depois de cumprida as exigências legais ecelebrado
Termo de Cessão de Uso de Bens.
6.4.3. - O empréstimo deve ser evitado,
porém se não houver alternativa, os órgãos envolvidosdevem manter rigoroso
controle, de modo a assegurar a devolução do bem na mesma condiçãoem que se
encontrava na ocasião do empréstimo, e ainda:
6.4.4. - O empréstimo a terceiros de
bens pertencentes ao poder público é vedado, salvoexceções prevista em Lei;
7. - Do
Desfazimento ou Baixa de Bens
7.1. -
Da Baixa de Bens Móveis e Imóveis
7.1.1. - Os bens móveis considerados
inservíveis, em desuso, obsoletos, ou outra razão, deverãoser encaminhados ao
Departamento de Patrimônio através de ofício contendo a relação nominaldos bens
e o número de patrimônio a eles atribuído;
7.1.2. - Para os bens móveis
(equipamentos de informática) a serem baixados, o Departamentode Patrimônio
solicitará ao GTI um laudo técnico sobre a situação de cada um deles;
7.1.3 - A baixa patrimonial de Bens
Móveis e Imóveis pode ocorrer por quaisquer das formas aseguir:
a) Venda (com licitação)
b) Doação
c) Furto ou Roubo
d) Incineração
e) Inservível ou Obsoleto
f) Permuta
g) Venda (sem licitação)
h)
Depreciação/Amortização/Exaustão
i) Classificação Indevida
j) Dação em Pagamento
k) Desmembramento/Remembramento
7.1.4. - Em qualquer uma das situações
expostas, deve-se proceder à baixa definitiva dos bensconsiderados inservíveis
por obsoletismo, por seu estado irrecuperável e inaproveitável eminstituições
do serviço público.
7.1.5. - As orientações administrativas
devem ser obedecidas, em cada caso, para não ocorrerprejuízo à harmonia do
sistema de gestão patrimonial, que, além da Contabilidade, é parteinteressada.
7.1.6. - Sendo o bem considerado
obsoleto ou não havendo interesse em utilizá-lo no órgão ondese encontra, mas
estando em condições de uso (em estado regular de conservação), oresponsável
pela
carga
patrimonial deverá, primeiramente, colocá-lo em disponibilidade. Paratanto,
deverá preencher formulário próprio criado pelo órgão normatizador e encaminhar
ao órgãocompetente que poderá verificar, antecipadamente, junto às entidades
filantrópicas reconhecidascomo de interesse público, se existe interesse pelos
bens. Se houver interesse, a autoridadecompetente deverá efetuar o Termo de
Doação. Enquanto isso, o bem a ser baixadopermanecerá guardado em local
apropriado, sob a responsabilidade de um servidor público, até aaprovação de
baixa, ficando expressamente proibido o uso do bem desde o início da
tramitaçãodo processo de baixa até sua destinação final.
7.1.7- Visando o correto processo de
baixa de bens do sistema patrimonial, faz-se necessário aadoção dos
procedimentos a seguir:
a) - O Setor de Patrimônio, ao
receber o processo que autoriza à baixa, emitirá porprocessamento o Termo de
Baixa dos Bens;
b) - No processo administrativo
deverá constar:
b.1) - Número do processo
licitatório, quando se tratar de baixa por venda com licitação;
b.2) - Boletim de Ocorrência e Número
do processo administrativo para apurar responsabilidades(sindicância ou PAD),
quando se tratar de baixa por Roubo ou Furto;
b.3) - Quando a modalidade de baixa
for: 1- Venda (com licitação), 2-Doação, 6-Permuta ou 7-Venda (sem licitação).
Será obrigatório informar a identificação do adquirente;
b.4) - No caso de Bens Imóveis,
necessita de Lei autorizativa especifica para cada caso;
c) - Emitido o Termo, o Setor de
Patrimônio providenciará o documento de quitação deresponsabilidade patrimonial
e entregará uma via a quem detinha a responsabilidade do bem.
d) -Os Bens moveis baixados do
acervo patrimonial, que não apresentarem valor econômico oude uso, poderão ser
incinerados ou descartados mediante autorização do Órgão Gestor;
e) - As unidades de controle dos
bens patrimoniais e o dirigente do órgão, devem periodicamente,provocar
expedientes para que seja efetuado levantamento de bens suscetíveis de
alienação oudesfazimento.
7.2. -
Da Alienação
7.2.1. - Para alienação de Bens
Patrimoniais, serão seguidos os seguintesprocedimentos:
a) - O requerimento de baixa deverá
ser remetido ao Setor de Patrimônio, o qual instaurará oprocedimento
respectivo;
b) Sempre que possível, os bens
serão agrupados em lotes para que seja procedida a sua baixa;
c) Os bens objeto de baixa serão
vistoriados in loco por uma Comissão Interna de Avaliação deBens, no próprio
órgão, os quais, observando o estado de conservação, a vida útil, o valor
demercado e o valor contábil, formalizando laudo de avaliação dos bens,
classificando-os em:
c.1) - bens móveis permanentes
inservíveis: quando for constatado os bens danificados,obsoletos, fora do
padrão ou em desuso devido ao seu estado precário de conservação; e
c.2) - bens móveis permanentes,
excedentes ou ociosos: quando for constatado estarem os bensem perfeitas
condições de uso e operação, porém sem utilização.
d) Os bens móveis permanentes
considerados excedentes ou ociosos serão recolhidos à local aser definido pela
Secretaria da Administração, ficando proibida a retirada de peças e
dosperiféricos a ele relacionados, exceto nos casos autorizados pelo chefe da
unidade gestora.
e) Os bens móveis que ainda
apresentarem valor econômico ou de uso, observadas as normasprevistas na Lei n.
8.666/93, poderão ser doados, leiloados ou permutados, mediante autorizaçãodo
dirigente do órgão, hipótese em que os símbolos oficiais que eles ostentarem
serãoinutilizados.
f) Os bens móveis permanentes
considerados inservíveis serão baixados do acervo patrimonialdo órgão, por
decisão do dirigente do órgão, com registro nos Sistemas de
GerenciamentoPatrimonial e de Contabilidade.
g) Os bens móveis baixados do
acervo patrimonial, que não apresentarem valor econômico e deuso, poderão ser
incinerados ou descartados mediante autorização do órgão gestor.
h) Quando se tratar de alienação
de bens imóveis, necessita de Lei autorizativa para cada caso;
7.3. -
Da Permuta
7.3.1. - Constatada a viabilidade de
desincorporação de um bem pertencente ao órgão que tenhacomo fato gerador a permuta,
o dirigente do órgão interessado na desincorporação do referidobem solicitará à
Comissão de Avaliação a identificação do seu real estado de conservação
eapuração do seu valor residual, com vistas a analisar a viabilidade de
materialização do evento
7.3.2. - Se autorizada a permuta, e
consumado o evento, o Setor de Patrimônio tomará asprovidências quanto à baixa
do bem da carga patrimonial do órgão, bem como a incorporação dobem que está
sendo adquirido.
7.4. -
Do Extravio ou Perda Total
7.4.1. - Constatado a perda, o furto ou
o dano de bens móveis permanentes pertencentes aoacervo patrimonial da unidade
gestora, o responsável pelo bem deverá comunicar o fato aodirigente do
órgão,que providenciará a investigação preliminar;
7.4.2. - Caso a investigação preliminar
aponte indícios que a perda, o furto ou o dano ocorreu porculpa ou dolo de seu
responsável, será instaurado processo administrativo, nos termos da lei,visando
ao restabelecimento, substituição ou indenização do bem móvel.
7.4.3. - É dever do detentor de carga
patrimonial comunicar imediatamente, ao Setor dePatrimônio e às unidades de
controle deste, qualquer irregularidade ocorrida com o materialentregue aos
seus cuidados.
7.4.4. - A comunicação de bem
desaparecido ou avariado deve ser feita de maneiracircunstanciada, por escrito,
sem prejuízo de participações verbais que, informalmente,antecipem a ciência
dos fatos ocorridos.
7.4.5. - O Setor de Patrimônio, bem
como suas respectivas unidades de controle deverão realizarimediatamente
verificação da irregularidade comunicada. No caso de ocorrência
envolvendosinistro ou uso de violência (roubo, arrombamento etc.) e/ou que
venha a colocar em risco aguarda e segurança dos bens móveis, deve ser adotada,
de imediato, pelo detentor da carga, asseguintes medidas adicionais:
a) Comunicar por ofício a
Polícia;
b) Preservar o local para análise
pericial;
c) Manter o local sob guarda até
a chegada da Polícia.
7.4.6 - No caso de irregularidade por
avaria, se a Comissão de Avaliação Patrimonial concluir quea perda das
características do material decorreu do uso normal ou de outros fatores
queindependem da ação do usuário, o Setor de Patrimônio poderá proceder a baixa
patrimonial,desde que receba laudo atestando o fato.
7.4.7. - No caso de avaria resultante de
utilização inadequada de equipamentos e materiais,quando comprovado o desleixo
ou a má-fé, o Setor de Patrimônio deve apresentar airregularidade para
avaliação do dirigente, com o objetivo de:
a) Providenciar a reposição de
outro bem novo com as mesmas características, a bem daadministração pública;
b) Apresentar justificativas da
avaria, o que será considerado, preliminarmente, comoirregularidade.
7.4.8. - Quando se tratar de material,
cuja unidade seja "jogo", "conjunto" ou
"coleção", suaspeças ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou
substituídas por outras com as mesmascaracterísticas, de forma a preservar a
funcionalidade do conjunto. Havendo impossibilidade derecuperação ou
substituição, as peças devem ser indenizadas pelo valor de avaliação tratadoneste
estudo.
8. -
Dos Comodatos e Doações
8.1. -
Bens Recebidos em Comodatos
a) Os bens a serem recebidos pela
Prefeitura na modalidade de comodato terão que viracompanhado dos seguintes
documentos:
a.1) - Nota fiscal ou outro
documentos que comprovem a propriedade em regime de comodato;
a.2) - Contratos descrevendo o tipo
ou marca do bem, com os respectivos valores e prazos devigência e o estado de
conservação em que se encontra o bem quanto no ato de recebimentocomo a
devolução.
b) - Os bens a serem recebidos pela
Prefeitura na modalidade de comodato não poderá ser cedidoou sub-comodatado a
terceiros;
c) -Durante a vigência do termo de
comodato a Prefeitura responsabilizar-se-á perante terceirospor danos
decorrentes de eventuais acidentes que envolvam o equipamento,
independentementede ter ou não contratado seguro para tal fim;
d)- As despesas com o transporte do
bem da sede da Prefeitura Municipal até o a sede daComodante, quando do término
do prazo contratual, correrão por conta única e exclusiva daPrefeitura
Municipal;
e)- Os bens cedidos à prefeitura
através de comodato terão que ser obrigatoriamente incorporadoao patrimônio do
Município durante a vigência do contrato com os respectivos
lançamentoscontábeis;
8.2. -
Bens Cedidos em Comodatos
a) Os bens a serem cedido pela
prefeitura na modalidade de comodato terão que seracompanhado dos seguintes
documentos:
a.1) - Nota fiscal ou outro
documentos que comprovem a propriedade em regime de comodato;
a.2) - Contratos descrevendo o tipo
ou marca do bem, numero do registro patrimonial, com osrespectivos valores,
prazos de vigência e o estado de conservação em que se encontra o bemquanto no
ato de recebimento como a devolução;
b) Os bens a serem cedido pela
prefeitura na modalidade de comodato não poderá ser subcomodatadoa terceiros;
c) Durante a vigência do termo de
comodato a comodatária responsabilizar-se-á perante terceirospor danos
decorrentes de eventuais acidentes que envolvam o equipamento,
independentementede ter ou não contratado seguro para tal fim;
d) As despesas com o transporte do
bem da sede da comodatária até a Prefeitura Municipal,quando do término do
prazo contratual, correrão por conta única e exclusiva da comodatária.
8.3. -
Bens Recebidos em Doações
a) Os bens a serem recebidos pela
prefeitura na modalidade de doação terão que viracompanhado dos seguintes
documentos:
a.1) - Termo de doação assinado pelo
doador ou representante legal;
a.2) - Copia do cartão do CNPJ da
empresa quando pessoa jurídica ou cópia do CPF e RGquando pessoa física;
a.3) - Nota fiscal ou cópia
autenticada ou outro documento que possuam.
8.4 -
Dos Bens a serem Doados
a) Os bens a serem doados pela
prefeitura terão que estar acompanhado dos seguintesdocumentos:
a.1) Termo de doação;
a.2) Extrato de publicação do Termo
de Doação na Imprensa Oficial;
a.3) Lei que autorizou a doação,
quando o bem for imóvel, ou despacho da autoridadecompetente, quando móvel
a.4) Ato de Nomeação da comissão de
avaliação e publicação;
a.5) Laudo de Avaliação do Bem;
a.6) Baixa e comprovação da
desincorporação do bem.
9. - Da
Reavaliação dos Bens
9.1. - A determinação de reavaliar os
bens será solicitada pela Unidade de Patrimônio através deProcesso Administrativo
e será efetuada pela Comissão de Reavaliação de Bens Patrimoniaisnomeada pelo
Prefeito. A referida Comissão deverá ser cadastrada no software Guardião
eposteriormente vinculada ao lançamento das Reavaliações;
9.2. - A Unidade de Patrimônio relacionará
por Unidade Administrativa, no formulário "Relação deBens
Patrimoniais", os bens sob a responsabilidade de cada uma delas, de acordo
com alistagem emitida pelo Sistema;
9.3. - A reavaliação do valor
desconhecido de um bem permanente móvel terá como parâmetro ovalor de mercado
de outro bem, semelhante ou sucedâneo, no mesmo estado de conservação,observado
a relação a seguir:
Modelo
1:
Estado
de Conservação: Ótimo
Descrição:
Adquiridos durante o exercício de referência, completo e em condições defuncionamento
Valor
percentual em relação ao de mercado: 100%
Destinação:
Uso
Modelo
2:
Estado
de Conservação: Bom
Descrição:
Completo e em condições de uso
Valor
percentual em relação ao de mercado: 80%
Destinação:
Uso
Modelo
3:
Estado
de Conservação: Regular
Descrição:
Em condições de funcionamento e cuja despesa de recuperação seja inferior a
50%de seu valor de mercado
Valor
percentual em relação ao de mercado: 60%
Destinação:
Recuperação, mediante parecer técnico
Modelo
4:
Estado
de Conservação: Precário
Descrição:
Com defeito e cuja despesa de recuperação seja acima de 50% do valor de
mercado,ou superiores ao rendimento do bem, por uso prolongado e desgaste
prematuro
Valor
percentual em relação ao de mercado: 40%
Destinação:
Doação, venda, permuta, cessão ou outro meio definido pela Administração
Modelo
5:
Estado
de Conservação: Inservível
Descrição:
Bem obsoleto que ofereça riscos, ou seja, imprestável para uso
Valor
percentual em relação ao de mercado: 20%
Destinação:
Doação, venda, permuta, cessão ou outro meio definido pela Administração
9.4. - O Valor de mercado utilizado
como parâmetro será obtido através de cotação de preçoatravés de orçamentos
conseguidos diretamente de estabelecimentos comerciais, meioeletrônico, ou
qualquer outro meio legal que demonstre o preço do bem,documento que deveráser
juntado ao processo de inventário;
9.5. - Depois de efetuado o
levantamento de reavaliação, será o processo encaminhado àUnidade de Patrimônio
que adotará as seguintes providências:
a) Extrairá cópia das relações de
avaliação;
b) Colocará no Processo o carimbo
de "Tombado" e o enviará para o Departamento Contábil paraatualizar
os registros;
c) Pelas razões de reavaliação
atualizará os registros no Sistema. Ao cadastrar a reavaliação nosistema, a
mesma deverá ser vinculada a Portaria que autorizou o processo de Reavaliação;
d) Arquivará as relações de
reavaliação na pasta de "Responsáveis pela Guarda de
BensPatrimoniais" da respectiva Unidade Administrativa;
10. -
Do inventário
10.1. - O Inventário dos bens permanentes
do Município deverá ser realizado pelo menos umavez por ano, no encerramento do
ano fiscal, por comissões compostas por, no mínimo, 03 (três)servidores,
nomeados pelo Prefeito;
10.2. - Os relatórios conclusivos dos
inventários de encerramento de exercício deverão serapresentados ao setor de
Contabilidade até o dia 31 de dezembro do exercício de referencia;
10.3.- Poderão ser realizados outros
inventários, parciais e intermediários, de acordo com asnecessidades de gestão,
por meio da realização de levantamento contínuos e seletivos dos bensem uso e
em estoque, de forma a permitir a conferência sistemática de todos os itens ao
longo decada exercício;
10.4. - A Unidade de Patrimônio
relacionará por órgão e Unidade Administrativa, os bens sob aresponsabilidade
de cada uma delas, de acordo com a listagem emitida pelo Sistema.
10.5. - O Inventário para bens imóveis
deverão ser feitos através da comprovação dadocumentação existente, ou seja, a
prova de propriedade do município através da documentaçãosolicitada para
cadastro, citado no item 3.2 desta Instrução Normativa.
10.6. -
Dos Procedimentos Operacionais do Inventário
10.6.1.
- À Administração Municipal compete:
a) Designar as comissões de
inventário e de encerramento de exercício ou dos inventáriosparciais e
intermediários;
b) Promover as condições
necessárias de trabalhos das comissões de inventário;
c) Homologar os relatórios
conclusivos das comissões de inventário;
d) Encaminhar os relatórios de
inventario de encerramento de exercício ao Departamento deContabilidade, para
fins de registros contábeis e prestação de contas ao Tribunal de Contas
doEstado e arquivamento.
10.6.2.
- A Comissão de Inventário caberá:
a) Providenciar a divulgação aos
Órgãos/Unidades da sistemática de trabalho a ser utilizada paraa realização do
inventário, orientando quanto aos procedimentos, instrumentos e
prazosdefinidos;
b) Promover a realização do
levantamento físico dos bens nos Órgãos/Unidades, mediante averificação da
conformidade dos bens existentes com os registros emitidos pela Seção
dePatrimônio;
c) Validar todas as informações
levantadas;
d) Elaborar o relatório
conclusivo do inventário;
e) Encaminhar ao Prefeito para
homologação do relatório conclusivo do inventário deencerramento do exercício
até o dia 31 de dezembro e dos inventários parciais e intermediáriosno prazo
estabelecido, conforme o caso.
10.6.3.
- Aos Órgãos/Unidades caberá:
a) Fornecer as informações
solicitadas pela Comissão de Inventários;
b) Apoiar a comissão na realização
dos inventários, de acordo com os procedimentos,instrumentos e prazos
definidos;
c) Facilitar a realização do
levantamento físico dos bens;
d) Verificar a conformidade dos
bens permanentes encontrados nas respectivas áreas detrabalho com os registros
patrimoniais correspondentes;
e) Receber da Unidade de
Patrimônio o Termo de Responsabilidade atualizado, devolver uma viaao emitente,
com a Assinatura do Agente Responsável e arquivar a outra via no Órgão/Unidade.
VII -
CONSIDERAÇÕES FINAIS
11 - Em nenhuma hipótese os bens
móveis podem ser transferidos, cedidos ou recolhidos sem a emissão do Termo de
Transferência Patrimonial.
12 - Todo e qualquer recebimento de
bem móvel deverá ser identificado e registrado pelo Departamento de Patrimônio,
definidos por esta Norma Interna;
13 - A guarda e o zelo pelos bens
móveis será sempre de responsabilidade da Secretaria/ Departamento que o bem
estiver alocado;
14 - As relações de guarda e
responsabilidade de bens serão emitidas pelo Sistema de Patrimônio deverão
estar sempre atualizadas;
15 - O Termo
de Responsabilidade deverá ser guardado em lugar acessível da
Secretaria/Departamento em que os bens estiverem alocados;
16 - A cada final de mandato deverá
ser feita uma relação completa dos bens (inventário) e, elaborada uma ata de
transmissão de bens que será assinada Pelos Prefeitos (o que deixa a gestão e o
que inicia nova gestão);
17 - Toda e qualquer dúvida ou
omissão gerada por esta Norma Interna deverá ser solucionada junto ao Departamento
de Patrimônio e o Controle Interno.
18- Fica o Secretário Municipal de
Administração autorizado a baixar normas complementares e aprovar os
procedimentos operacionais necessários ao bom funcionamento do Sistema de
Patrimônio do Município.
19 - O disposto nesta Instrução
Normativa aplica-se também aos imóveis recebidos pelo Município para extinção
de débitos fiscais de responsabilidades de terceiros.
20 - É dever de todos os servidores
levar ao conhecimento da autoridade superior as irregularidades contra o
Patrimônio de que tiverem ciência.
21- O descumprimento do disposto
nesta Instrução Normativa importará na aplicação de penalidades ao responsável,
nos termos do Estatuto dos Servidores Públicos, sem prejuízo de medidas legais.
22 – Pertence a esta Instrução
Normativa,Anexo I – Termo de Transferência Patrimonial, Anexo II, e Fluxograma
para Registro, Controle e Inventário de bens móveis e imóveis.
23 - Esta Instrução Normativa
entrará em vigor na data de sua publicação.
Brejetuba-ES,
08 de agosto de 2014.
JOÃO DO CARMO DIAS
RITHIELLI DOS SANTOS ULIANA
Prefeito
Municipal
Controlador Geral
ANEXO I
– MODELO DE TERMO DE TRANSFERÊNCIA PATRIMONIAL
|
|
Prefeitura
Municipal de Brejetuba ESTADO
DO ESPIRITO SANTO |
||
|
TERMO
DE TRANSFERÊNCIA PATRIMONIAL |
|
||
|
SECRETARIA/
GERÊNCIA DE ORIGEM: |
|
|
|
|
SECRETARIA/
GERENCIA DE DESTINO: |
|||
|
PARA: |
|
||
|
CÓDIGO |
DESCRIÇÃO |
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
OBSERVAÇÕES |
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
REMETI
EM: __ /
__ / __ ________________ Prefeito
Municipal |
RECEBI
EM: __ /
__ / __ ________________ Recebedor |
RECEBI
EM: __ /
__ / __ _______________ Gerência
de Patrimônio |
|